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8. Fondations

8.1. Écosystème

Il y a plusieurs applications utilisées au sein de AMU pour gérer les enseignements :

  • APOGÉE (Application Pour l’Organisation et la Gestion des Étudiants et des Enseignements) permet la gestion complète de la scolarité des étudiants, de l’inscription administrative à la délivrance du diplôme.

  • ARES (Application de Recensement des Enseignements et Services) permet de recenser les services, équivalences et primes.

  • PACOME (Plateforme d'Aide au Calcul des cOûts en Moyens d'Enseignement) est utilisée pour concevoir l'offre de formation.

La première est orientée Scolarité, la seconde déclaration et gestion des heures complémentaires, la troisième maquette et gestion budgétaire. Il manquait donc une application spécialisée dans la répartition des cours et le remplissage des grilles d'enseignement.

GDEP est conçu exactement pour cela, par un enseignant, pour les enseignants.

8.2. Lien avec ARES

GDEP discute beaucoup avec ARES par l'intermédiaire d'un Web Service (WS) ad-hoc ; ce WS permet aussi d'obtenir des informations en provenance d'APOGÉE ou de la base RH.

L'interrogation du WS ARES est ainsi effectuée lors de :

  • la création d'un utilisateur (nom, prénom, e-mail,...) ;
  • la création d'une position (statut, section CNU, laboratoire,...) ;
  • l'import en masse des enseignants d'un département ;
  • la demande d'un service (service dû, bilan) ;
  • la comparaison en masse des services et bilans d'heures.

Il est aussi interrogé pour comparer point à point GDEP et ARES concernant :

  • le service complet d'un enseignant ;
  • les heures de tous les intervenants d'une UE ;
  • l'offre pour tout un semestre (nom et code des UEs, nombre de groupes,...).

Il est enfin utile lors de la gestion du panier de vœux, un dispositif permettant aux gestionnaires de département de réaliser un export en masse des vœux de GDEP vers ARES.

8.3. Calendrier

Le calendrier relatif à GDEP peut être découpé comme suit, et est géré indépendamment par chaque département :

  • en hivers de l'année universitaire N, chaque département paramètre les besoins, c'est-à-dire les sites d'ouverture des UEs et les nombres de groupes, pour l'année N+1 ;

  • au printemps, chaque département ouvre la grille pour lancer le top départ des vœux pour l'année N+1 ;

  • quelques semaines plus tard, chaque département donne le feu vert aux validateurs de vœux ; cela peut-être des responsables de parcours, de formation, du département, ou encore une commission ad-hoc, selon la politique du département.

  • Lorsque tous les enseignements sont affectés et que les choses sont stabilisées (donc, après la rentrée de l'année N+1), le département donne le feu vert pour que chaque enseignant recopie son service à l'identique dans ARES. Cette recopie est très simple, il suffit d'exporter le service d'un enseignant sous forme d'un fichier xlsx, puis d'importer ce fichier dans ARES.

  • Par la suite en automne, les services prévisionnels sont validés dans ARES, et ne peuvent donc plus être modifiés. Durant cette deuxième phase, les changements éventuels peuvent ensuite être enregistrés dans GDEP, sous forme de vœux ou de commentaires.

  • À la fin du printemps suivant, les services réalisés sont mis à jour dans ARES à partir des informations de GDEP.

En résumé, GDEP constitue donc en quelque sorte un "brouillon" d'ARES, et est utile lors des deux phases annuelles suivantes :

  • répartir les services d'enseignement, avant que ces services prévisionnels ne soient transférés dans ARES ;
  • puis mettre à jour les services effectivement réalisés au cours de l'année universitaire, en attendant de finaliser les services réalisés dans ARES.

8.4. Saisie de l'offre

La saisie de la Nouvelle Offre de Formation (NOF) lors de chaque contrat est un processus complexe : tous les 4 à 6 ans,

  • les départements, ou les porteurs de projet de mention, ou encore la composante, saisissent la NOF dans PACOME ;

  • cette offre est ensuite votée par la composante ;

  • par la suite, l'offre de PACOME est injectée dans APOGÉE ;

  • ensuite, ARES interroge APOGÉE pour obtenir cette offre.

Où se situe GDEP ?

  • Pour chaque composante est réalisée une extraction PACOME sous la forme d'un gros fichier xlsx ;

  • chacun de ces fichiers est traité par GDEP pour recopier l'offre, via un processus semi-automatique ; un gros paramétrage est ensuite nécessaire car PACOME ne détaille pas la répartition des groupes par site.

Il est à noter que ce paramétrage est finalisé dans GDEP en général vers la fin de l'hiver, soit plusieurs mois avant la disponibilité de la NOF dans APOGÉE/ARES, qui intervient en général en juin/juillet.
Cela permet aux départements d'ouvrir les grilles très tôt, de manière à donner le temps aux enseignants de monter leurs nouveaux cours, et aux secrétariats pédagogiques d'organiser les nouveaux emplois du temps.

Les autres années sont beaucoup plus tranquilles car GDEP recopie automatiquement l'offre d'une année à l'autre.

8.5. Utilité de l'application

Voici enfin quelques digressions sur les intérêts de GDEP.

Le premier intérêt de GDEP réside dans la souplesse :

  • chaque département gère directement, et de façon autonome, l'offre de formation, le nombre de groupes ouverts sur les sites d'enseignement, la liste des enseignants, et les droits de gestion ;

  • l'offre de formation peut être rentrée très tôt, et indépendamment de l'offre "officielle" provenant de APOGÉE ; de plus, les départements peuvent faire apparaître aussi des enseignements hors composante dont ils ont la charge, ou partager des heures entre départements ;

  • les enseignants peuvent trouver facilement des UEs dans leur domaine où il y a des besoins, et faire des vœux sur des UEs. Ils peuvent aussi écrire des commentaires pour préciser des préférences, demander une modification de service, ou toute information utile ;

  • des gestionnaires désignés par le département (responsable de formation, de parcours, etc) peuvent attribuer des vœux d'enseignement, ce qui permet une gestion des services centralisée ou répartie, selon la politique du département ;

  • les enseignants ou les départements peuvent facilement importer ou exporter un service de ou vers ARES, via un petit fichier xlsx ;

  • les enseignants reçoivent une notification (une fois par jour) lorsqu'il y a du nouveau dans leur vœux.

Le second intérêt de GDEP est la transparence :

  • tous les utilisateurs peuvent voir immédiatement et en temps réel qui fait quoi, voir si tous les besoins sont satisfaits ou s'il y a des "trous" à combler ;

  • on peut voir la liste des dernières modifications en page principale, et pour chaque enseignant, l'historique des modifications ;

  • les enseignements peuvent voir leur service, voir si leurs vœux sont attribués, savoir s'il manque des heures et en trouver, etc ;

  • les responsables de formation, de parcours ou d'année peuvent savoir si tous les besoins sont satisfaits ;

  • les scolarités ou secrétaires pédagogiques peuvent savoir qui font les enseignements, et construire les emplois du temps en connaissance des contraintes parfois multi-sites des intervenants ;

  • la composante peut déterminer le coût de son offre de formation, beaucoup plus finement que lors de l'élaboration initiale de l'offre.

L'accent a été mis sur la rapidité (chaque vue est quasiment instantanée), et sur l'ergonomie (plusieurs vues sont proposées, pour que l'utilisation soit la plus pratique possible, sans alourdir l'interface).

Enfin, chaque page de GDEP est directement obtenue par un lien (qui apparaît dans la barre d'adresse de votre navigateur), y compris lorsque vous passez par un formulaire (le lien mémorise alors les champs du formulaire). Le but est que vous puissiez sauvegarder ces liens dans vos favoris, ou encore les envoyer par mail : ils donnent une vue toujours à jour de la situation.